Inkoopactie energiebesparende maatregelen

Bepaal eerst wat je met de inkoopactie wilt bereiken voordat je die organiseert. Zorg ervoor dat de inkoopactie aansluit op de behoefte van bewoners en op de kenmerken van het woningbestand. Denk ook goed na over hoe de actie aansluit bij bestaande initiatieven en ontwikkeld wordt in afstemming met het energieloket. Zo zorg je voor maximale impact en voorkom je dat bewoners afhaken. Zo heeft een inkoopactie voor isolatie weinig zin in een wijk met een relatief jong woningbestand, omdat woningen na 2015 veelal met passende isolatiemaatregelen zijn gebouwd. Je kunt de behoeften van bewoners op verschillende manier achterhalen, namelijk door:

• het organiseren van bewonersavonden; 
• een online enquête;
• het inwinnen van informatie bij lokale initiatieven en/of energiecoöperaties. 

Informeer bewoners naast de inkoopacties zelf, ook over de subsidie- en financieringsmogelijkheden (zoals het Warmtefonds). Organiseer bij voorkeur inkoopacties waarbij bewoners gelijktijdig meerdere maatregelen kunnen benutten. Dit zorgt ervoor dat bewoners in aanmerking komen voor hogere Investeringssubsidies duurzame energie en energiebesparing (ISDE). Bij een combinatie van bepaalde duurzaamheidsmaatregelen verdubbelt namelijk het subsidiebedrag. Er is ook subsidie voor particuliere verhuurders (de SVOH). 

Zorg ervoor dat je de doelgroep van de inkoopactie goed in beeld hebt, van kwetsbare bewoners tot koplopers en alle doelgroepen die hier tussenin zitten. Het is namelijk van belang dat je de verschillende doelgroepen op een gerichte, gepersonaliseerde wijze benadert.

Bij kwetsbare bewoners (ouderen of mensen met een laag inkomen) zijn soms extra maatregelen zoals subsidies en persoonlijke ondersteuning noodzakelijk. Een aantal gemeenten kiest ervoor om kwetsbare groepen gratis maatregelen aan te bieden. Zoek bij het identificeren en benaderen van deze doelgroep afstemming met het sociaal domein.

Koplopers zijn al gemotiveerd om hun woning te verduurzamen en zelf actie te ondernemen. Bij koplopers kun je mogelijk al volstaan met het communiceren van de inkoopacties en subsidiemogelijkheden.

Een inkoopactie kan onderdeel zijn van een wijkgerichte aanpak om een wijk aardgasvrij of aardgasvrij-ready te maken. Je organiseert dan een inkoopactie voor isolatiemaatregelen of warmtepompen die in de betreffende wijk nodig zijn. Hierbij houd je rekening met de kenmerken en het bouwjaar van de woningen. 

Een gemeentebrede aanpak is geschikt voor generiek-toepasbare duurzaamheidsmaatregelen, zoals zonnepanelen en isolatiemaatregelen. Het voordeel van een brede aanpak is dat alle bewoners in de gemeente mee kunnen doen. Voor maatwerkoplossingen is een brede aanpak minder effectief. 

De meeste gemeenten hebben een inkoopactie georganiseerd om uitvoering te geven aan de regeling ‘Lokale Aanpak Isolatie’ (SPUK LAI). Daarbij is de inkoopactie wel gemeentebreed maar gericht op de specifieke doelgroep van woningeigenaren met een lage WOZ-waarde.

Een eenmalige inkoopactie is een kortdurend initiatief waarmee je een specifiek (beleids)doel binnen een vastgestelde periode wilt bereiken. Bijvoorbeeld als je ernaar streeft om binnen een jaar 1.000 extra woningen in de gemeente te voorzien van spouwmuurisolatie of HR++ glas. Je kunt eenmalige inkoopacties ook koppelen aan specifieke subsidieregelingen vanuit de landelijke overheid, zoals de Specifieke Uitkering Lokale Aanpak Isolatie (SpUk LAI) voor het isoleren van woningen. 

Een eenmalige inkoopactie biedt de mogelijkheid om een gevoel van urgentie te creëren waardoor bewoners mogelijk sneller in actie komen. Bijvoorbeeld door een extra duurzaamheidsbonus toe te kennen aan de eerste 100 bewoners die meedoen. 

Een nadeel van eenmalige, kortdurende inkoopacties is dat bewoners die te laat zijn buiten de boot vallen. Denk daarom na over een meer planmatige en integrale aanpak met langlopende inkoopacties. Dus een aanpak die erop gericht is bewoners voor meerdere jaren duurzame oplossingen en ondersteuning aan te bieden.

Bewoners hebben naast het uitvoeren van duurzaamheidsmaatregelen vaak ook vakkundig advies en technische kennis nodig. Houd hier rekening mee als je een inkoopactie organiseert. Zo worden maatregelen doelmatig en juist toegepast. 

Hoeveel ondersteuning daarvoor nodig is, verschilt per inwoner (is iemand een handige klusser of juist niet?) en per type maatregel. Zo is muurisolatie van een jaren ’80-woning met een spouwmuur relatief eenvoudig. Dit kan een isolatiebedrijf prima verzorgen zonder aanvullend advies van bijvoorbeeld een energiecoach. Dit geldt ook voor de aanleg van zonnepanelen door een installateur, omdat zonnepanelen bij veel woningen generiek toepasbaar zijn.

Voor muurisolatie van een woning zonder spouwmuur is meer expertise en maatwerk nodig om bijvoorbeeld vochtproblemen te voorkomen. Voor de installatie van een warmtepomp moet je eerst naar de isolatiewaarde van de gehele woning kijken.

Inkoopactie zelf organiseren

Je kunt als gemeente een inkoopactie zelf organiseren door zelf de rol als intermediair in te nemen tussen de bewoners en de leverancier. Dit biedt de mogelijkheid om als gemeente zelf de controle over het proces te behouden en maatwerk te bieden. Nadeel: dit vraagt de nodige tijd én inzet van middelen van de eigen organisatie.

Bij het inkopen en aanbesteden van isolatiemaatregelen ben je aan regels gebonden. Je moet een selectieproces volgen bij het aanwijzen van een leverancier. Je leest meer over relevante wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden op de website van Pianoo. 

Een relatief eenvoudig selectieproces is het toepassen van de inkoopmethode open house. Leveranciers die aan vooraf-geformuleerde vereisten voldoen, komen hierbij in de pool met geselecteerde leveranciers terecht. Bewoners kunnen vervolgens online 1 van de geselecteerde leveranciers kiezen voor de inkoop of uitvoering van bepaalde duurzaamheidsmaatregelen. Deze methode is vooral geschikt voor generieke maatregelen die weinig maatwerk vergen.

Inkoopactie uitbesteden 

Je kunt een inkoopactie ook uitbesteden aan een derde partij, zoals het Regionaal energieloket of Winst uit je woning. Deze partijen hebben de nodige ervaring met het organiseren van inkoopacties. En ze beschikken over een grote pool met leveranciers voor uiteenlopende duurzaamheidsmaatregelen. Hierdoor kunnen ze snel en effectief inkoopacties opzetten en beheren. Veel gemeenten maken gebruik van deze aanpak. 

Het inschakelen van een derde partij vergt ook tijd en inzet van de gemeentelijke organisatie. Daarom is deze aanpak vaak minder geschikt voor relatief kleine en/of kortstondige inkoopacties. Een alternatief is om bijvoorbeeld een heel pakket aan toekomstige inkoopacties voor een looptijd van meerdere jaren uit te besteden aan een derde partij. Bijvoorbeeld door toepassing van een raamovereenkomst. 

Maak je gebruik van de diensten van derden? Maak dan heldere afspraken over de vergoedingen die zij voor hun diensten ontvangen en de wijze waarop zij leveranciers selecteren. Zo waarborg je een onafhankelijk advies richting bewoners en voorkom je een ongewenste voorkeursbehandeling van leveranciers. Laat bij de selectie van een derde partij het plan voor de inkoopactie minstens zo hoog scoren als de prijs zodat een goede kwaliteit kan worden geleverd.

Het aanbesteden van inkoopacties kun je als gemeente zelfstandig doen, of samen met andere gemeenten. De Groene Zone is een voorbeeld in de regio Eindhoven waarbij 12 gemeenten samen een inkoopactie voor zonnepanelen hebben georganiseerd en uitbesteed. In de provincie Utrecht werken 14 gemeenten samen bij de uitvoering van de NIP LAI. De organisatie Verbouwstromen begeleidt meerdere regio’s bij een dergelijke gezamenlijke aanbesteding.

Bij de inzet van een derde partij kiezen veel gemeenten voor de volgende knip in de uitvoering van werkzaamheden:

• zelf doen als gemeente: initiële communicatie richting bewoners, voorschrijven (selectie)eisen leveranciers en bepalen strategie, planning en scope inkoopactie;
• werkzaamheden derde partij: verdere communicatie met bewoners, organisatie van de inkoopactie, verzorgen vraag-en-aanbod-platform en selectie leveranciers.

Bij het organiseren van inkoopacties is het van belang om op tijd de juiste afdelingen en expertises binnen de eigen gemeentelijke organisatie te betrekken. Hierbij kun je denken aan:

• inkoopadvies voor het uitbesteden van inkoopacties of het selecteren van leveranciers;
• financieel advies voor subsidieregelingen en/of het financieren van inkoopacties en maatregelen;
• vergunningenexpertise omdat de toepassing van de bepaalde duurzaamheidsmaatregelen
• vergunningsplichtig is (bijvoorbeeld: zichtbare isolatiemaatregelen bij monumentale woningen) en vanwege de nieuwe omgevingswet;
• technische expertise en/of energiecoaches voor meer complexe duurzaamheidsmaatregelen;
• communicatieadvies voor het opzetten van de communicatieaanpak richting bewoners;
• sociale afdelingen voor het identificeren en benaderen van kwetsbare huishoudens.

Communicatie naar bewoners

Bewoners kun je op verschillende manieren informeren over de inkoopacties. Brieven en brochures zijn effectief om bewoners gericht te informeren, maar niet altijd genoeg om bewoners te mobiliseren. Informatieavonden, pop-up loketten en digitale communicatie zorgen ervoor dat bewoners meer informatie kunnen krijgen en hun vragen kunnen stellen. In sommige wijken (met kwetsbare groepen) werkt mond-tot-mondcommunicatie tussen bewoners onderling veel beter.

Zorg ervoor dat het energieloket een belangrijke rol krijgt bij de communicatie aan bewoners en dat het energieloket goed samenwerkt met de uitvoerders van de inkoopactie.

Zet een crm-systeem op zodat je bij kunt houden welke bewoner bepaalde communicatie heeft ontvangen, of bewoners mee hebben gedaan met een actie en welke maatregelen de bewoner heeft genomen.

Veel bewoners zijn al actief met het verduurzamen van hun woning. In sommige gevallen organiseert de buurt dit zelf of worden lokale energiecoöperaties opgericht. Gemeenten kunnen deze initiatieven ondersteunen door middel van een samenwerking. Hierbij kan het bewonersinitiatief bijvoorbeeld het gezicht voor een inkoopactie blijven richting bewoners. De gemeente helpt door op de achtergrond ondersteuning te bieden en diverse praktische zaken te regelen. Een dergelijk aanpak is in de gemeente Zwolle toegepast bij een inkoopactie voor zonnepanelen via een bewonersinitiatief. 

De praktijk leert dat bewonersinitiatieven de inwoners door mond-op-mond-reclame vaak sneller en met meer impact bereikt, dan wanneer bewoners vanuit de gemeente worden benaderd. Bewonersinitiatieven en energiecoöperaties zijn er in vele verschijningsvormen. Het is daarom voor gemeenten soms best een uitdaging om een goede samenwerkingsvorm te vinden. Op de website van Energie Samen Academie kun je hier veel informatie over vinden.

• Subsidies en regelingen
• Isoleren en energiearmoede
• Communicatie en participatie
• Hoe zet je een collectieve inkoopactie succesvol op poten? | Stichting HIER
• PIANOo
• Kenniscentrum Europa decentraal (KED)