Tijdens deze 1e fase verzamel je de bestaande informatie die nodig is om een goed beeld te krijgen van het gebied, de belanghebbenden en de uitdagingen. Je kijkt daarbij naar het gebied specifiek en naar gemeentebrede of -overstijgende zaken die relevant zijn. Je wilt voor (toekomstig) betrokkenen, van gemeenteraad tot partnerorganisaties, ondernemers en bewoners, begrijpelijk maken waarom voor dit gebied een uitvoeringsplan wordt opgesteld.

Belangrijke activiteiten in fase 1 zijn:

• Informatieverzameling. Een duidelijk beeld krijgen van de stand van zaken in de wijk en de lokale gemeenschap. Denk aan zowel de fysieke als de sociale situatie. Kijk in deze fase ook breder naar de wijk. Denk bijvoorbeeld aan de historie of relevante recente gebeurtenissen. Breng informatie samen over:
  • ambities en opgaven van (mogelijke) partners en andere gemeentelijke afdelingen;
  • mogelijke knelpunten of weerstand bij partners of burgers.

• Identificatie van aandachtspunten:
  • De situatie in het gebied.
  • De wijk in relatie tot de rest van de gemeente.
  • De spelers, partners en andere betrokkenen.
  • In kaart hebben welke bijzondere aandachtspunten van belang kunnen zijn voor de rest van het proces, zoals soortenbescherming en netcongestie. Afhankelijk van de situatie kan het zo zijn dat deze aandachtspunten of processen tijdens het opstellen van het warmteprogramma al geadresseerd zijn of in gang gezet. Mocht dit zo zijn, bouw hier dan op voort en voorkom dubbel werk.

• Definitie van voorlopige doelstellingen. Stel een voorlopige opgave op waaraan partners zich kunnen verbinden, als leidraad voor het verdere proces.

Mijlpaal: startnotitie

Deze fase wordt afgesloten met het vaststellen van een startnotitie. Deze beschrijft waarom er voor het gebied een uitvoeringsplan wordt gemaakt, wie erbij betrokken zijn, hoe het wordt georganiseerd, hoe het proces er uit ziet en wat het einddoel is. De startnotitie is de eerste stap in de besluitvorming rond het uitvoeringsplan, dus leg hem voor aan het bevoegd gezag en de besturen van de partners.

De startnotitie biedt een gezamenlijk startpunt voor de verschillende betrokkenen vanuit de gemeente en de partners. Met partners bedoelen we georganiseerde partijen die een actieve rol willen en kunnen nemen in het opstellen van het uitvoeringsplan. Dat kunnen bijvoorbeeld een woningcorporatie, de netbeheerder of een bewonersinitiatief zijn. De startnotitie bevat ook informatie voor het vrijmaken van de benodigde capaciteit bij alle relevante afdelingen van de gemeente en bij betreffende partners. Je kunt de startnotitie eventueel aanvullen met een gezamenlijke intentieverklaring van de gemeente en partners.

In de verkenningsfase concretiseer je de opgaven en globale inzichten uit de initiatiefase en bepaal je de speelruimte. Wat is er mogelijk en wat valt buiten de strekking van dit uitvoeringsplan? In deze fase wordt de verzamelde informatie uit de initiatiefase onder de loep genomen en aangevuld.

In deze fase wil je:

• De speelruimte in beeld krijgen voor je uitvoeringsplan:
  • Een overzicht van de belangrijkste kenmerken van het gebied.
  • Een overzicht van realistische warmteopties.
  • Een overzicht van technische, infrastructurele en sociale kansen en uitdagingen in het gekozen gebeid.
  • Koppelkansen en samenhang met andere opgaven in beeld: om in een latere fase koppelkansen te kunnen verzilveren, wil je in deze fase de bekende koppelkansen in beeld hebben.
  • Een eerste verkenning van de zorgen en wensen van de lokale gemeenschap.
• Een participatiestrategie verder ontwikkelen die past bij het gebied, aangevuld met een participatieplan voor de volgende fase.

Mijlpaal: wijkanalyse

Deze fase wordt afgesloten met het resultaat van een wijkanalyse. Dit kan een enkel document zijn, maar ook een combinatie van verschillende rapportages. De wijkanalyse biedt een inhoudelijke basis voor de gesprekken en besluiten van de volgende fase. Het is niet nodig om de wijkanalyse vast te stellen, tenzij er zaken aan het licht komen die de keuzes uit de startnotitie in een heel ander licht zetten.

Logische onderdelen van de wijkanalyse zijn:

• De fysieke kenmerken van het gebied.
• De sociale kenmerken van het gebied.
• Een globale uitwerking van realistische warmteopties.
• De uitdagingen in de fysieke omgeving.
• De wensen en zorgen van bewoners in een gebied.
• Een beschrijving van investerings- en onderhoudsplannen en mogelijke koppelkansen daarmee.

Met de informatie uit de wijkanalyse stel je samen met partners en betrokkenen een participatiestrategie op en werk je een participatieplan uit voor de volgende fase. De participatiestrategie geeft een omschrijving van de sleutelspelers en groepen in het gebied, hun beoogde betrokkenheid en inspraak en de fasering van de participatie. Het participatieplan werkt dit verder uit met concrete doelen, middelen en een planning.

Na het vaststellen van uitgangspunten en de speelruimte is het tijd om een voorlopige richting te kiezen. Het opstellen van een uitvoeringsplan. Dit vraagt om keuzes langs verschillende sporen: bestuurlijk, juridisch, ruimtelijk, participatie en communicatie, technisch en financieel. Op basis van de verkenning weet je op hoofdlijnen wat de mogelijkheden zijn. In deze fase bepaal je samen met betrokkenen welke mogelijkheden je verder gaat uitwerken en hoe je dat gaat doen. Omdat daarbij al belangrijke keuzes gemaakt kunnen worden, is het van belang om goed te bedenken hoe je partnerorganisaties en de lokale gemeenschap hierbij wilt en kunt betrekken.

In deze fase wil je:

• Een samenhangend plan ontwikkelen voor de vervolgfasen.
• Vertrouwen in het proces creëren onder partners en de lokale gemeenschap.
• Afspraken maken over taken, rollen, verantwoordelijkheden en eventueel eigenaarschap van de nog te volgen uitvoering.
• Het toetsingskader voor de uit te werken warmteoplossing(en) bepalen.

Mijlpaal: het projectplan

Deze fase wordt afgesloten met het bestuurlijk vaststellen van een projectplan dat je samen met partners en andere betrokkenen hebt opgesteld. In het projectplan leg je het proces vast om tot een uitvoeringsplan te komen. Dat bestaat uit het inhoudelijk uitwerken van een passende warmteoplossing, maar ook de toekomstige besluitvorming. Om die besluitvorming soepel en transparant te laten verlopen, is het belangrijk om alvast met partners en bewoners te bespreken wat hun wensen zijn voor het uitvoeringsplan en hoe je dat gaat beoordelen.

Logische onderdelen van het projectplan zijn:

• Ambities, uitgangspunten en beoogde status van het uitvoeringsplan.
• Begrenzing en kenmerken van het gebied.
• De uit te werken warmteoplossing(en), inclusief meekoppelkansen.
• Toetsingskader voor de warmteoplossing.
• Plan van aanpak: activiteiten en planning, waaronder de participatiestrategie.
• De projectorganisatie.
• Financiële begroting.
• Risicoanalyse en risicobeheersing.

Naast het projectplan is het goed om een samenwerkingsovereenkomst te sluiten met de partners. Hierin kun je onderlinge afspraken vastleggen over de rollen, verantwoordelijkheden en individuele en gezamenlijke besluitvorming.

Op basis van de kaders uit het projectplan en afspraken met stakeholders ga je het uitvoeringsplan ontwikkelen. Dit is de onderzoeksfase waarin je de gekozen warmteoplossingen en aanpakken verder uitwerkt. Het is doorgaans ook de fase die het langst duurt. De betrokkenheid van de lokale gemeenschap is in deze fase beperkter. Leg dat goed uit en spreek af dat de plannen hierna bij hen worden getoetst. Werk dus aan een helder en goed uitlegbaar verhaal dat aansluit op de keuzes en het toetsingskader uit de vorige fase.

Mijlpaal: concept-uitvoeringsplan

Deze fase wordt afgesloten met een concept-uitvoeringsplan. Dit is een uitvoeringsplan dat inhoudelijk vrijwel volledig uitgewerkt is en dat voldoet aan het toetsingskader. Het document is een concept; het is nog niet getoetst bij de lokale gemeenschap. Je kunt dit concept-uitvoeringsplan informeel vaststellen met de partners. Als iedereen voldoende vertrouwen heeft in het concept om het te toetsen, kun je door naar de volgende fase.

Bij het bepalen hoever je het concept precies uitwerkt voor de toetsingsfase heb je speelruimte. Je kan kiezen voor een heel ver uitgewerkt concept (een een ’99 %-versie’) met als doel om bij het toetsen alleen de puntjes op de i te zetten. Je kan ook kiezen voor een minder uitgewerkt concept (een ’80 %-versie’) dat na het toetsen nog verder wordt verfijnd. Bepaalde delen van het plan kunnen al verder zijn uitgewerkt dan andere. Zo kan het logisch zijn om de technische kant van de warmteoplossing al in detail uit te werken, maar van het ondersteuningsaanbod aan bewoners een aantal opties voor te leggen.

Zie voor een uitwerking van de inhoud van het uitvoeringsplan de Handreiking Uitvoeringsplan.

In deze fase toets je het concept-uitvoeringsplan bij de stakeholders en de lokale gemeenschap. Gebruik het toetsingskader dat bij het bepalen van de projectaanpak is opgesteld en waarvoor het draagvlak is gepeild bij de lokale gemeenschap. Het doel van het toetsen van het concept-uitvoeringsplan is enerzijds breed draagvlak te krijgen voor de gekozen warmteoplossing(en) onder de lokale gemeenschap en anderzijds de concept plannen te verfijnen en beter aan te laten sluiten op de wensen in de wijk. Door inzicht te geven in de afwegingen en de gemaakte keuzes op basis van het opgestelde kader worden keuzes transparant en navolgbaar. In deze toetsingsfase krijg je zicht op het werkelijke enthousiasme in de buurt voor de voorgestelde maatregelen.

In deze fase wil je:

• Het concept-uitvoeringsplan verbeteren.
• Het draagvlak in de wijk voor het uitvoeringsplan bepalen en vergroten.
• De ondersteuningsaanpak verfijnen.

Mijlpaal: ontwerp uitvoeringsplan

Deze fase wordt afgesloten met een ontwerp uitvoeringsplan. Dit is de versie van het uitvoeringsplan die het besluitvormingsproces ingaat. Het ontwerp uitvoeringsplan beschrijft dezelfde onderwerpen als het concept-uitvoeringsplan. In hoeverre de inhoud afwijkt van het eerdere document, hangt af van de uitkomsten van het participatieproces in deze fase.

Als de gekozen warmteoplossing in het uitvoeringsplan een warmtenet is, wil je in deze fase naast het ontwerp uitvoeringsplan ook een uitgewerkt kavelplan hebben (zie bijlage I). Hierin werkt het warmtebedrijf de plannen voor het warmtenet uit voor (een deel van) de warmtekavel. Het uitgewerkte kavelplan heeft instemming nodig van het college van B&W. Omdat de inhoud van het uitvoeringsplan en het uitgewerkt kavelplan nauw verweven zijn, ligt het voor de hand om de besluitvorming samen op te laten lopen.

In deze fase stel je het uitvoeringsplan vast. Het vastgestelde uitvoeringsplan is het eindproduct van dit proces. Het biedt de basis voor de uitvoeringsfase en een belangrijke onderbouwing voor het wijzigen van het omgevingsplan, als dit de bedoeling is.

Vaststelling als vrijwillig programma of niet

Het uitvoeringsplan is geen verplicht programma onder de Omgevingswet en is vormvrij. Dat betekent dat er 2 mogelijkheden zijn om het vast te stellen: als vrijwillig programma onder de Omgevingswet of als ‘gewoon’ intern beleidsdocument. We bespreken hier een aantal redenen om voor een van deze richtingen te kiezen.

Procedurele waarborgen

Laat je het uitvoeringsplan vaststellen als vrijwillig programma, dan geldt een aantal procedurele waarborgen die anders niet gelden. Het college van B&W besluit dan als bevoegd gezag over de vaststelling. Bij een vrijwillig programma kan het college zelf beslissen hoe ze de voorbereiding van het programma vormgeeft. Alleen als voor het vrijwillige programma een milieueffectrapport (mer) moet worden gemaakt, geldt de uitgebreide voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit volgt uit artikel 16.40, lid 1, van de Omgevingswet.

Dient het uitvoeringsplan als onderbouwing van de wijziging van het omgevingsplan? Voor het nemen van een besluit tot wijziging van het omgevingsplan gelden altijd waarborgen uit de Omgevingswet voor een zorgvuldig proces, waaronder het doorlopen van een participatietraject en de mer-(beoordelings)plicht. De gemeenteraad is het bevoegd gezag voor het nemen van het besluit tot wijziging van het omgevingsplan, dat met toepassing van de uitgebreide voorbereidingsprocedure van de afdeling 3.4 van de Awb moet worden genomen. In het kader van deze wettelijke besluitvormingsprocedure bestaat de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen tegen een ontwerp omgevingsplanwijziging.

Je kan vanwege de nauwe samenhang tussen het uitvoeringsplan en de wijziging van het omgevingsplan redeneren dat vaststelling van het uitvoeringsplan als vrijwillig programma niet nodig is. De relevante procedurele waarborgen komen immers later in het planproces alsnog aan bod. Dit kan het besluitvormingsproces voor het uitvoeringsplan versnellen ten opzichte van de keuze voor vaststelling als vrijwillig programma. Daarentegen kun je ook redeneren dat vaststelling van het uitvoeringsplan voor belanghebbenden (bewoners, gebouweigenaren en andere samenwerkingspartners) als vrijwillig programma een zelfstandiger proces oplevert, dat meer gericht is op transparantie en zorgvuldigheid ter zake van de inhoud van het uitvoeringsplan.

Aansluiting op ander beleid

De vraag is hierbij ook of en hoe aansluiting moet worden gezocht bij andere beleidsonderdelen van de gemeente. Bijvoorbeeld het (bovengronds en ondergronds) ruimtelijke beleid. Worden vergelijkbare plannen vastgesteld als (vrijwillig) programma onder de Omgevingswet of juist niet? Dan ligt onder omstandigheden deze keuze vanwege de onderlinge beleidssamenhang ook voor het uitvoeringsplan voor de hand.

Wie besluit over de vaststelling?

Zowel het college van B&W als de gemeenteraad is relevant voor een uitvoeringsplan. Welke rol voor hen logisch is, hangt af van de status en inhoud van het uitvoeringsplan:

• Stel je het uitvoeringsplan vast als vrijwillig programma onder de Omgevingswet? Dan is het college van B&W bevoegd gezag.
• Is er een warmtebedrijf aangewezen dat in samenhang met het uitvoeringsplan een uitgewerkt kavelplan opstelt? Het college van B&W is bevoegd gezag om in te stemmen met dit uitgewerkt kavelplan.
• Is het uitvoeringsplan een onderbouwing voor het besluit tot wijziging van het omgevingsplan, bijvoorbeeld om de aanwijsbevoegdheid in te zetten? De gemeenteraad is bevoegd gezag voor dit besluit. Het is dus van belang om de gemeenteraad in elk geval proactief te betrekken in het proces voor het opstellen en vaststellen van het uitvoeringsplan.

Aandachtspunten rondom de vaststelling

Aanvullende afspraken met partners. Het uitvoeringsplan is in de eerste plaats een gemeentelijk document. Het kan logisch zijn om met partners privaatrechtelijke afspraken, die nodig zijn voor de uitvoering, in een losse samenwerkingsovereenkomst vast te leggen. Denk hierbij goed na over de afspraken die nodig zijn met de partijen. Welke informatie en welke besluiten hebben de verschillende partijen nodig om niet in de knel te komen in de uitvoeringsfase?

Kijk vooruit. Na de vaststelling start de uitvoering. Dat gaat waarschijnlijk jaren duren. Het is belangrijk om in contact te blijven met de partners en de lokale gemeenschap, zodat iedereen op de hoogte blijft van de doelen en afspraken. Als gemeente houd je koers en een vinger aan de pols.