Na de wijkanalyse volgt het projectplan. In het projectplan leg je het proces om tot een uitvoeringsplan te komen vast, en beschrijf je de ambities, afbakening en randvoorwaarden. Ook beschrijft het de interne organisatie, financiële begroting en planning. Het resultaat is de bestuurlijke goedkeuring van een projectplan - of startnotitie, principenota, etc. - om tot een uitvoeringsplan te komen en een samenwerkingsovereenkomst met stakeholders waarin de verschillende rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

Collectief of individuele aanpak

In de wijkanalyse is een overzicht gemaakt van welk(e) alternatieve technische oplossing(en) mogelijk zijn in de wijk of buurt. Een individuele (all-electric) of hybride oplossing vraagt om een andere aanpak dan een collectieve aanpak (een warmtenet). In het projectplan beschrijf je hoe je tot een definitieve keuze en ontwerp komt. Wat is daar intern voor nodig en welke afspraken moeten met externe stakeholders gemaakt worden? Hieronder volgen een aantal aandachtspunten voor een collectieve en voor een individuele aanpak:

Collectieve aanpak

• Stel uitgangspunten vast over de haalbaarheid en wenselijkheid waaraan het warmtenet dient te voldoen (welke publieke waarden wil je als gemeente bewaken?)
• Zorg dat de gewenste rollen, belangen en voorwaarden van partijen in de projectorganisatie met elkaar zijn besproken en helder in kaart gebracht. Maak ook afspraken over de governance en besluitvorming. Dit kan eventueel worden beschreven in een intentieovereenkomst, waarbij ook de rolverdeling tussen warmtebedrijf en gemeente wordt vastgelegd.
• Breng de go/no go-momenten in beeld.
• Zorg voor voldoende interne capaciteit en betrokkenheid voor de uitwerking van het technisch concept.
• Zorg voor een helder plan rondom de participatie en communicatie van de bewoners/gebruikers van het beoogde warmtenet en hoe je toewerkt naar een geschikt aanbod. 
• Maak een plan voor het betrekken van de raad en het college van B&W bij het proces om te komen tot een technisch ontwerp.

Individuele – maar wel wijkgerichte - aanpak

• Bij een eindbeeld all-electric voor en hele buurt of wijk moeten alle woningen voldoende geïsoleerd zijn  voordat deze van het aardgas af kunnen. Ook moet het afgiftesysteem in de woning aangepast zijn, voldoende ventilatie en de warmtepomp moet geplaatst zijn.
• Het is belangrijk om voor de bewoners en overige gebouweigenaren in de wijk of buurt herkenbare scenario’s te schetsen en de stappen om tot dit eindbeeld te komen duidelijk te communiceren. Bewoners willen vooral weten wat het betekent voor hun woning. Denk bijvoorbeeld aan waar worden installaties mogelijk geplaatst en de ruimtelijke impact op woningen.  
• Hoe sneller de wijk van het gas af gaat, hoe actiever de rol van de gemeente is bij deze individuele aanpak. Er zijn verschillende manieren om bewoners te stimuleren of te ontzorgen om te gaan verduurzamen. Gemeenten starten vaak een gemeentebrede isolatiecampagne om bewoners te informeren over welke mogelijkheden er zijn. De gemeente kan ook op een collectieve manier aan de slag om bewoners te ondersteunen en te ontzorgen.

Ambities en uitgangspunten

Leg de ambities en uitgangspunten van het project vast. Onderstaande vragen kunnen daarbij helpen.

• Welke rol wil je als gemeente spelen in het proces? Sturend of ondersteunend? Dit hangt af van wie het initiatief is gekomen tot het aardgasvrij maken van de wijk of het gebied en of je voor een collectieve of individuele oplossing kiest. 
• Welke randvoorwaarden zijn leidend voor het proces en het gewenste resultaat?
• Streef je als gemeente naar volledig aardgasvrij, aardgasvrij-ready of naar een geleidelijke reductie van CO2 in dit gebied?
• Op welke termijn moet deze ambitie gerealiseerd worden en met welke fasering in de uitvoering? En sluit deze ambitie ook aan bij de partners waarmee je samenwerkt?
• Is aardgasvrij een losstaand onderwerp of is het ‘slechts’ een onderdeel van een bredere sociale en fysieke transformatie van de wijk? Het voordeel van een smalle benadering enkel gericht op aardgasvrij, is dat het de complexiteit vermindert en besluitvorming eenvoudiger maakt. Het voordeel van een bredere benadering is het mogelijk benutten van koppelkansen, integraliteit van de uitvoering en mogelijke verbreding van het draagvlak met het aanpakken van andere opgaven.
• Welke middelen zijn beschikbaar voor de ambitie? Zijn ambities en middelen met elkaar in balans?

Geografische begrenzing

Baken het gebied af dat je aardgasvrij wil maken. Hou daarbij rekening met onderstaande punten:

• Samenhang plangebied. Het kan raadzaam zijn een gebied af te bakenen waarbij er enige samenhang is binnen het plangebied qua gebouwtype, infrastructuur, bewoners en stakeholders, zodat er focus kan zijn in de aanpak. Dat is doelmatig en efficiënt.
• Participatie. Participatie organiseren gaat het makkelijkst op het schaalniveau van straat en buurt. De ervaring leert dat bewoners en overige gebouweigenaren sneller geneigd zijn te komen naar een bijeenkomst die over hun straat gaat, dan over hun stadsdeel. Wel is het belangrijk om brede participatiemogelijkheden al vroeg in het proces aan te bieden waarmee je rekening houdt met de verschillende behoeften en wensen van bewoners en overige gebouweigenaren over hoe ze betrokken worden en/of geïnformeerd over het proces.
• Warmtekavels. Houd rekening met de samenstelling van warmtekavels zoals omschreven staat in het wetsvoorstel Wet collectieve warmtevoorzieningen. Een warmtekavel is een gebiedsafbakening waarbinnen zich wijken/gebouwen bevinden waarvoor de gemeente collectieve warmte overweegt. 

Rolverdeling en fasering

Bepaal wie welke rol heeft binnen het project en maak een planning of fasering. Hou daarbij rekening met onderstaande punten:

• Bewoners. Welke trede op de participatieladder is in welke fase passend, en hoe vertaalt zich dit naar mogelijkheden voor advies of zeggenschap van bewoners en gebouweigenaren?
• Raad en college van B&W. Denk ook na over de rol van de raad en het college van B&W. Op welke momenten moeten zij betrokken worden en welke besluiten leg je waar neer?
• Externe partners en stakeholders. Welke rollen, taken en verantwoordelijkheden hebben de verschillende partners, zoals de corporaties, netbeheerder, (warmte)leveranciers, warmtebedrijven, etc.?
• Planning. Welke stappen gaan we zetten om tot een uitvoeringsplan te komen? Wanneer worden tussentijdse resultaten aan de raad en/of het college van B&W voorgelegd? Wat zijn eventuele go/no go momenten? Zorg hierbij ook voor inzicht in de formele besluitvormingsmomenten van de partners waarmee je samenwerkt om tot een uitvoeringsplan te komen.
• Proces. Het proces om tot een definitief ontwerp te komen is in veel gevallen een langdurig traject met veel onzekerheden. Het is daarom belangrijk om goed na te denken hoe je alle partijen goed aangehaakt houdt. Iedere partij werkt vaak op een ander schaalniveau en met andere doelstellingen. Gedurende het proces kunnen belangen nog weleens verschuiven. Dat vraagt om duidelijke afspraken intern en extern met stakeholders. De beleidscyclus kan helpen om het proces vanuit strategisch, tactisch en operationeel niveau te beschrijven.
• Communicatie. Het projectplan kan eventueel openbaar worden gemaakt en daarmee bijdragen aan de communicatie. Maak daarom afspraken over de communicatie rond de plannen.

Projectorganisatie

Denk tijdig na over de inrichting van een projectorganisatie en de daarmee benodigde ambtelijke en externe capaciteit om tot een goed uitvoeringsplan te komen.

• Ga na hoe jouw plannen passen in de begroting en plannen van de afdelingen binnen de gemeente die je nodig hebt. Gemeenten die al aan de slag zijn gegaan, ervaren dat het opstellen van een uitvoeringsplan meer tijd heeft gekost dan zij vooraf inschatten.
• Denk goed na welke afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie betrokken moeten worden. Neem bijvoorbeeld ook je (maatschappelijk) vastgoedafdeling en afdeling VTH mee in je projectorganisatie.
• Denk ook na en ga het gesprek aan over de benodigde inzet van andere partijen en maak afspraken over deze inzet - bijvoorbeeld de benodigde kennis van corporaties en netbeheerders. Worden de afspraken verwerkt in een intentieovereenkomst of in een samenwerkingsovereenkomst? Zorg er in ieder geval voor dat bij alle partijen helder is wie, wanneer, waarover mee mag praten of besluiten en welke afhankelijkheden er zijn tussen de verschillende stakeholders.  
• Onderdeel van de projectorganisatie is ook de participatie en communicatieaanpak. 
• Het is tot slot raadzaam om binnen de gemeentelijke organisatie inzicht te krijgen in de financiële kaders.

Risico-analyse en risicobeheersing

Stel samen met de betrokken stakeholders en partners een overzicht op van de belangrijkste risico’s om de projectdoelstellingen te bereiken. Deze risicoanalyse bestaat uit een gebeurtenis, een inschatting van de kans dat de gebeurtenis plaatsvindt, een inschatting van de mogelijke impact van de gebeurtenis op de plannen, de mogelijke preventieve maatregelen om de gebeurtenis te voorkomen en de mogelijke mitigerende maatregelen om de impact te beperken.

Meer informatie

• Lees meer over de invulling van de regierol van de gemeente