Hoe onderhandel je met een warmtepartij? Andere gemeenten deelden hun tips en tricks. Zelf een tip of trick delen? Neem contact met ons op.

1. Regel brede technische en juridische kennis 

Regel brede technische en juridische kennis bij de voorbereiding op de gesprekken. Zorg ook dat je tijdens de gesprekken en onderhandelingen met de markt voldoende technische en juridische kennis hebt. Als je de gesprekken niet goed voorbereid kan je als gemeente in een bepaalde rol worden geschoven zonder dat je vooraf een afweging en keuze hebt gemaakt. Is deze kennis niet binnen je gemeente beschikbaar? Huur deze dan in of neem contact met ons op via de Helpdesk.

2. Zorg ervoor dat de contracten te controleren zijn!

Denk al in je voorbereidingsfase na over de naleving van de voorwaarden en verplichtingen in de contracten. Dit betekent dat je de contracten en het programma van eisen ook als contractuele verplichtingen en eisen opstelt. Zorg voor goede contractmanagement. Dit kan binnen of gecontracteerd aan de gemeente. Het gaat over grote bedragen en boeteclausules die in de miljoenen kunnen lopen.

3. Vraag een onafhankelijke partij om een ‘second opinion’

Het warmtebedrijf probeert het vollooprisico (het risico dat onvoldoende mensen zich op tijd aansluiten om het warmtenet rendabel te krijgen) te ondervangen. Dit doen zij door de gemeente te vragen een garantie af te geven dat een bepaald percentage van de gebouwen zich aansluit. Hoe lager dit percentage is, hoe kleiner het risico voor de gemeente. Als het warmtebedrijf het vollooprisico vervolgens niet zelf op zich neemt, vertaalt een lagere gemeentelijke garantie zich vaak in een hogere Bijdrage Aansluitkosten (BAK) voor de eindgebruiker. Zorg ervoor dat je tijdens de onderhandelingen als gemeente altijd scherp bent op de verhouding tussen het warmtetarief (het vollooprisico en de BAK). Formuleer als gemeente vooraf welke kostenverhouding je voorkeur heeft. Beleg risico’s zo veel mogelijk bij de partij die dat risico kan beïnvloeden. 

4. Stimuleer inschrijvers: beste prijs kwaliteitsverhouding

Kwaliteitsaspecten zijn naast de prijs een belangrijk element in de beoordeling van inschrijvingen. Het doel is om inschrijvers te stimuleren om meer aan te bieden dan wat geëist wordt in de concessieovereenkomst en een eventuele programma van eisen.
Voorbeelden van subgunningscriteria zijn:

• Hoogte van de Bijdrage Aansluitkosten (BAK
• Klanttevredenheid
• Klantbetrokkenheid
• Tarifering
• Transparantie
• CO2 reductie
• Beperken hinder/overlast aan de omgeving en/of afnemers.